Man kann nicht optimieren, was man nicht sieht

Kostentransparenz ist das Fundament, auf dem jedes Einsparziel steht. In den meisten Unternehmen fehlt genau dieses Fundament.

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Fragen Sie einen Produktkosten-Controller, womit er letzte Woche primär seine Zeit verbracht hat. Von Kostensenkungsinitiativen und deren Umsetzung werden Sie leider vermutlich nur am Rande hören.

Sie hören von Datenexporten. Vom Abgleich der aktuellen Stücklisten mit den Zahlen des letzten Quartals. Von der Jagd nach dem einen Preis, den drei Kollegen auf drei verschiedene Arten eingetragen haben. Freitags ist das Bild endlich sauber. Eine Woche später ist es schon wieder veraltet.

Ich spreche täglich mit Kostenmanagern aus der produzierenden Industrie. Dazu kommen die Jahre, in denen ich das Produktkostenmanagement bei ABB und später Accelleron verantwortet habe. Fast überall herrscht dasselbe Muster vor. Kein Talentproblem. Ein Sichtbarkeitsproblem.

Man kann nicht optimieren, was man nicht sieht.

Schwarz auf weiß klingt das selbstverständlich. Trotzdem ist es das am meisten ignorierte Prinzip im Produktkostenmanagement.

Die Transparenz, die Unternehmen wirklich weiterbringt

Die meisten Unternehmen glauben, sie hätten bereits Kostentransparenz. Irgendwo gibt es eine Vor-Nachkalkulation. Ein Kalkulationstool. Einen Controller, der die Zahlen kennt.

Schaut man genauer hin, bricht das meist an einer von drei Stellen. Die Daten sind unvollständig, Kostendetails stecken im Kopf einer einzelnen Person oder in irgendeiner Excel-Tabelle. Sie sind veraltet, weil die letzte echte Aktualisierung Monate zurückliegt. Oder sie sind technisch aktuell, aber nur, weil jemand einen Großteil seiner Arbeitszeit damit verbringt, sie aktuell zu halten.

Der letzte Fall ist die stille Tragödie des Berufs. Die fähigen Kostenexperten, genau die, die die Einsparungen finden könnten, verbringen den Großteil ihrer Zeit damit, Daten zu sammeln und zu bereinigen, statt Aktionen abzuleiten und voranzutreiben. Die Aktionen abzuleiten, ist die eigentliche Aufgabe. Die Datenpflege aber frisst die Woche.

Und weil es teuer ist, die Daten zu erstellen, finden Kostenreviews zu selten statt. Annahmen driften dazwischen ab. Chancen verstreichen. Nicht, weil es an Können fehlt, sondern weil die Zahlen nicht rechtzeitig da sind, um zu handeln.

Eine Zahl, die still und leise nicht mehr stimmte

Ein Gespräch ist mir im Gedächtnis geblieben, gerade weil es so typisch für die Situation war.

Ein Controller eines mittelständischen Maschinenbauers erzählte mir, dass die mitlaufende Kalkulation seit über einem Jahr nicht mehr vollständig aktualisiert worden war. In dieser Zeit hatte sich neben kleineren Anpassungen ein wichtiger Lieferantenpreis verändert und ein Design war überarbeitet worden. Beides fehlte im Modell. Jede „kostenbasierte“ Entscheidung in diesem Jahr beruhte auf einer Zahl, die längst nicht mehr stimmte.

Niemand war nachlässig. Die Zahl aktuell zu halten, war schlicht zu teuer. Also veraltete sie.

Jedes Einsparziel trifft auf denselben blinden Fleck

Und jedes Jahr fordert der Markt niedrigere Kosten. Für mehr Produkte, mit dünneren Margen.

Also wird ein Ziel gesetzt. Und es trifft auf eine Kostenbasis, die niemand klar sieht.

Ohne einen kontinuierlichen, verlässlichen Blick darauf, wo die Kosten liegen und wie sie sich bewegen, ist jede Optimierung ein Ratespiel. Die Folge: Teams fokussieren sich auf die offensichtlichen Kostenpotenziale, die leicht messbar sind. Sie können auch gar nicht anders, denn die wirklich relevanten Hebel liegen im Datenchaos verborgen. Die Anpassungen kommen mit Aufwand, aber an der Marge ändert sich wenig.

Es gibt eine härtere Version davon, die niemand gern ausspricht.

Gerät ein Unternehmen in finanzielle Schieflage, braucht es als Erstes einen genauen Überblick, wohin das Geld fließt. Doch genau diesen Blick haben viele Unternehmen nicht. Man kann sich nicht aus einer Krise heraussparen, die man nicht messen kann. Ich habe erlebt, wie Kostentransparenz vom „Projekt für nächstes Jahr“ zur Existenzfrage wurde, in dem Moment, in dem die Zahlen kritisch wurden. Doch dann ist es zu spät, um das Thema anzugehen.

Was sich ändert, wenn die Daten verfügbar sind

Kostentransparenz muss nichts sein, das Ihr Team von Hand erzeugt. Sie kann und sollte eine Infrastruktur sein, die das System für Sie pflegt: automatisiert, kontinuierlich, immer aktuell.

Wenn sich die Daten selbst pflegen, wendet sich das Blatt.

Reviews müssen dann nicht mehr quartalsweise passieren. Sie kommen einer laufenden Diskussion näher. Ein Konstrukteur sieht die Auswirkungen einer Änderung in dem Moment, in dem er sie trifft, nicht erst drei Wochen später in einem Report. Der Controller ist nicht länger primär mit Datenpflege beschäftigt, sondern kann seine Zeit nutzen, um Aktionen abzuleiten.

Eine solide Dateninfrastruktur macht ein anderes Verhältnis realistisch: 80 % der Zeit Ihres Kostenteams für wertschöpfende Handlungen, nicht für Datenpflege. Sobald die Daten als Grundlage vorhanden sind, wird dieses Verhältnis zum Normalfall und nicht zum unerreichbaren Ziel.

Am wichtigsten ist diese Dateninfrastruktur genau dort, wo sie normalerweise am schwächsten ist: früh bereits in der Entwicklungsphase. Der Großteil der Produktkosten wird in den ersten Konstruktionsentscheidungen festgelegt, lange bevor etwas beschafft oder gebaut wird. Genau dann ist ein klarer Blick auf die Kosten am wertvollsten, und genau dann ist die Datenlage am dünnsten, sodass Entscheidungen oft aus dem Bauch heraus getroffen werden. Sorgen Sie in dieser Phase für Transparenz, und alles Folgende wird leichter.

Wo Sie anfangen sollten

Wenn Sie Ihr eigenes Team hier wiedererkennen, richten Sie den Blick weg vom nächsten Sparprogramm. Beginnen Sie stattdessen mit einer schlichteren Frage: Wissen Sie wie sich die Produktkosten Ihres gesamten Portfolios in den letzten 6 Monaten entwickelt haben? Können Sie die Ursache ohne ein mehrwöchiges Review herausfinden?

Für die meisten Unternehmen ist die ehrliche Antwort unbequem. Doch genau darin liegt die Chance.

Was wäre, wenn das Kostenreview, für das Ihr Team heute sechs Wochen braucht, von allein liefe, im Hintergrund, jeden einzelnen Tag?

Genau diese Infrastruktur bauen wir bei valuemize: kontinuierliche Produktkostentransparenz, die Ihr Team befähigt, anstatt es aufzuhalten. Von der ersten Konstruktionsentscheidung über den gesamten Produktlebenszyklus und Ihr gesamtes Portfolio hinweg.

Wenn Kosten bei Ihnen immer mit Datenproblemen verbunden sind, und die wichtigen Entscheidungen zu kurz kommen, zeige ich Ihnen gerne, wie sich das ändern lässt. Sprechen Sie mich an: https://www.valuemize.io/de/contact

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